6 étapes pour préparer un plan de transition pour un projet logiciel

Avant d’effectuer un transfert de fournisseur de logiciels, il est important de se poser les bonnes questions sur les raisons de changer de fournisseur de logiciel actuel. Il peut s’agir de coûts élevés, de problèmes de qualité, d’un manque d’évolutivité ou de compétences spécialisées, de retards fréquents, d’un support client insatisfaisant, du besoin de nouvelles technologies, de litiges contractuels ou d’un changement d’orientation stratégique. La clé d’un transfert réussi d’un fournisseur de logiciels est une évaluation approfondie de vos motivations.

Une fois que vous avez défini ce que vous n’aimez pas dans votre situation actuelle, il est temps de dresser une liste de vos objectifs, afin que vous puissiez définir clairement ce que vous recherchez chez votre nouveau partenaire idéal. Que cherchez-vous à gagner ? Vous êtes à la recherche d’un partenaire avec de meilleures compétences techniques ? Ou peut-être recherchez-vous une meilleure qualité de service de la part de votre futur partenaire ?

Pour assurer une collaboration réussie avec votre nouveau partenaire, il est essentiel de créer une liste complète d’objectifs, vous permettant de définir précisément vos besoins dès le départ.

Avant de lancer votre projet, rédigez une fiche technique récapitulant les éléments essentiels de votre logiciel. Renseignez-vous sur son environnement et les personnes impliquées dans le projet. N’oubliez pas de vérifier les droits de propriété intellectuelle de l’application et du code.

Ensuite, renseignez-vous sur les fournisseurs de logiciels tels que les ERP (Enterprise Resource Planning) ou les systèmes de comptabilité, et indiquez le langage informatique, la version, le cadre et les informations de base de données utilisés par votre logiciel.

Enfin, effectuez un audit du code pour évaluer la nécessité d’une réécriture. Certaines parties du logiciel peuvent être difficiles à maintenir ou à faire évoluer. Les failles de sécurité et les mises à jour obsolètes peuvent également nécessiter des ajustements.

Enregistrez toutes ces informations dans la fiche technique de votre logiciel pour une reprise de projet efficace.

Il est impératif de connaître le niveau d’accès accordé au logiciel actuel. Par exemple, si vous utilisez SendGrid pour envoyer des e-mails, vous devez disposer des droits d’accès appropriés à ces comptes afin de les transférer à votre nouveau partenaire. Vous devez également savoir de quel niveau d’accès vous avez besoin pour le logiciel : est-il uniquement accessible en interne, ou ne fonctionne-t-il que sur les tablettes ou les téléphones portables ? Le logiciel réside-t-il sur des serveurs internes ou sur un hôte externe ?

Rassemblez toutes ces informations dans la documentation disponible, afin que votre futur partenaire comprenne parfaitement ce qui a déjà été fait, et quelles sont les attentes du projet.

Dans la plupart des cas, votre futur fournisseur vous présentera un analyste d’affaires qui vous aidera à rassembler toutes les informations dont vous avez besoin pour le transfert. Cet analyste sera chargé de rassembler toutes les informations nécessaires en amont : comment fonctionne le logiciel, quelles sont ses fonctionnalités et comment elles sont utilisées. L’analyste répertoriera également les informations que vous devez ajouter ou supprimer du logiciel existant.

C’est à ce stade que vous devez mettre en évidence les bugs et les demandes de support les plus fréquents que vous avez avec votre fournisseur actuel, car ce sont potentiellement les premiers éléments auxquels votre futur fournisseur devra faire face. L’annonce de ces éléments au début de la relation permettra à votre nouveau fournisseur de logiciels de comprendre où vous aurez le plus besoin de soutien et de pouvoir vous aider sur ces aspects.

En suivant les étapes ci-dessus, élaborez un plan d’action en tenant compte d’un aspect clé : le coût. Établissez un budget basé sur les coûts de maintenance planifiés, les ajouts planifiés et le temps alloué au support et aux mises à jour logicielles. Vous devrez également estimer votre budget, soit au début du projet, soit lissé au fil du temps. Ensuite, mettez en place un plan de migration entre les anciens et les nouveaux fournisseurs, avec un planning détaillant le nombre d’heures de travail prévues pour chaque période. Définissez clairement les rôles et les responsabilités entre les fournisseurs à l’aide de l’outil de gestion de projet RACI. Chaque partie prenante interne saura précisément ce que l’on attend d’elle et sera tenue informée de l’avancement du projet.

Enfin, désignez la ou les personnes chargées de valider la date de la remise de votre projet, afin d’éviter toute confusion possible.

N’oubliez pas de documenter les personnes qui seront touchées par cette prise en charge interne du projet. Vous pouvez créer un registre dans lequel vous indiquerez qui est impacté par le projet, comment et quand. Vous devez également prévoir un délai pour la suspension du service lors de la remise de votre projet, afin de vous assurer que les personnes internes en sont conscientes et de leur proposer une solution alternative. En conclusion, pour réussir votre transfert logiciel, identifiez clairement vos motivations et vos objectifs futurs. Fournir une fiche technique du projet et élaborer un plan d’action impliquant tous les acteurs avec leurs rôles et responsabilités, et planifier des entretiens avec un analyste d’affaires, qui vous aidera à avancer

Ne manquez pas notre épisode sur les points clés essentiels pour préparer un transfert de fournisseur pour votre développement logiciel avec Johannie Robitaille, directrice des équipes de développement logiciel chez Openmind Technologies.